Mãos à Obra: Com o Trello

Na Trello temos Reuniões Gerais onde todos os funcionários da empresa estão presentes. É um fórum aberto para que qualquer um faça perguntas, discuta o que está pensando, ou compartilhe o que sua equipe esteve fazendo. Não importa seu cargo, todos estão no mesmo patamar durante essas reuniões, e geralmente são reuniões produtivas.

Descobrimos que as Reuniões Gerais são um método possante de comunicar as prioridades da empresa, promover a comunicação entre as equipes e, o mais importante, criar uma cultura viva, vibrante e dinâmica para a equipe remota.

Para facilitar a transparência dessas reuniões, criamos um quadro Trello aberto a todos os funcionários da empresa.

Estabeleça Regras de Participação

Metade da empresa está em Nova York e a outra metade está distribuída pelo mundo, então adotamos uma política “prioridade aos remotos”.

Para as Reuniões Gerais, damos acesso à reunião através de um videochat no Zoom. Esse tem sido um ótimo meio de criar uma experiência compartilhada através de toda a empresa.

Reuniões produtivas priorizando remotos: Como somente metade da empresa está baseada no HG, todos nos conectamos ao Zoom para nos conectarmos como empresa.

Reuniões Gerais são uma ótima maneira de ficar por dentro do trabalho de outras equipes e departamentos através de demonstrações, ou compartilhando estatísticas com a empresa toda. Na ausência de comunicação pessoal no cotidiano, cair numa armadilha onde as equipes se sentem isoladas e por fora fica mais fácil. É igualmente uma boa hora para que a gestão e os executivos reiterem a visão geral em termos das prioridades da empresa.

Solidificar a Cultura da Empresa

O primeiro cartão lido em voz alta se chama Anúncios da Reunião Geral. Os 10 itens no checklist neste cartão são similares aos “10 mandamentos” da empresa. Eles anunciam as filosofias centrais da empresa e a cultura da empresa.

Se você tiver qualquer princípio que defina sua empresa e empodere seus funcionários, essa é uma ótima plataforma para compartilhar coletivamente e reforçar os princípios nos quais foi fundada sua empresa.

No começo de cada uma dessas reuniões produtivas, alguém lê esses 10 princípios em voz alta para que sejam reiterados a toda a empresa.

Sempre damos essa tarefa a um novo recruta para que ele se acostume com essas filosofias. Para cada Reunião Geral iminente, copiamos esse cartão e deslocamos à lista de Anúncios/Perguntas para a reunião de equipe, alocando novos recrutas ao cartão.

Uma Plataforma Aberta Para As Pessoas

O objetivo de uma Reunião Geral é de ter uma reunião produtiva que abranja toda a empresa com um fórum aberto para que qualquer funcionário possa fazer perguntas, expressar dúvidas ou preocupações, celebrar boas contribuições ou atualizar a empresa sobre seu trabalho.

Qualquer um pode adicionar um cartão à lista de Anúncios/Perguntas com o objetivo de abordar cada cartão na lista durante a Reunião Geral. Se você adicionar um cartão à lista, adicione-se ao cartão para que o moderador da reunião possa te chamar quando chegar a vez do seu cartão.

Como foi mencionado acima, o cartão pode conter perguntas, preocupações ou atualizações do projeto. Crie uma nova lista no quadro com a data da Reunião Geral e coloque os cartões na lista ao serem completados para manter uma ata visual de cada reunião.

Celebre Sucessos

Nas Reuniões Gerais não tratamos somente de negócios. Essas reuniões são raras oportunidades de reunir a empresa toda, o que é especialmente inovador em empresas decentralizadas. Tome o tempo de empolgar seus funcionários estabelecendo tradições divertidas e encontrando maneiras diferentes de celebrar sucessos.

Quando chega o aniversário da contratação de alguém, damos a eles de presente uma estátua do Taco. A cada ano você ganha uma, então podem imaginar que alguns membros já têm várias!
(Os Kiwis são da nossa empresa irmã Fog Creek, que deu inicio à tradição.)

Sempre há histórias interessantes para compartilhar. Alguns exemplos incluem a equipe de vendas nos descrevendo o passo a passo de concluir um acordo, a equipe de Marketing compartilhando resultados da última campanha, e a equipe de Engenharia fazendo demonstrações de funcionalidades que estão terminando.

Esse trabalho sempre interessa a empresa inteira, e muitas vezes as Reuniões Gerais são o lugar onde outras equipes descobrem o que as outras estão fazendo.

Terminar de maneira positiva nos dá um momento para celebrar coletivamente as pessoas incríveis com quem trabalhamos. Pode ser um aniversário com a empresa, uma estrela dourada, cantar parabéns todos juntos, é importante dar reconhecimento a todos os indivíduos que se juntam para tornar a empresa o que ela é, e deixa-los orgulhosos de fazer parte de algo que é muito maior do que seu papel individual na empresa.

Acesso Fácil às Atas das Reuniões

Claro, uma vez que a Reunião Geral termina, isso não significa que deva ser esquecida. Por isso esse quadro também age como um histórico e arquivo de reuniões passadas que pode ser acessado por qualquer funcionário a qualquer hora.

Adicione uma lista de “Minutos”, em seguida crie um cartão para cada Reunião Geral. Adicione um resumo detalhado da reunião na descrição do cartão falando o que foi abordado, ou qualquer item de ação que foi discutido. Isso é igualmente útil caso você queira voltar para pegar referências ou links, demonstrações, ou dados de qualquer apresentação.

É isso aí: seu balcão único para planejar, estruturar, organizar, documentar, e, mais importante, cultivar reuniões produtivas de empresa.

Fote: Trello